机の上を散らかさないようにするための10のコツ

10 tips for keeping your desk clean and tidy
（机の上を散らかさないようにするための10のコツ）

「試行錯誤の末、この3ヶ月ほど机の上の整理整頓がうまく行っている」という人の実践論です。


1．まずは、紙の資料をなんとかする。

電子ファイルと同様の方法で、紙の資料も整理できるはず、ということで、手始めにいくつかの“入れ物”を用意すべし。

【A.受信トレイ】	最初に資料が“着陸”するところ
【B.保留トレイ】	仕分け先が未決定の資料を入れておく
【C.アクションファイル】	処理に2分以上かかりそうな資料を入れておく
【D.進行中案件ファイルボックス】	進行中の案件資料を紙フォルダーに挟んで入れておく
【E.ファイルキャビネット】	完了案件、参照資料を紙フォルダーに挟んで入れておく
【F.アーカイブ】	捨てる予定の資料を入れておく（ ← 捨てる判断に迷った時はここに入れておく）

メールの振り分け処理に似ています。とにかく机の上に紙を放置せず、上記のいずれかの場所に片付けることで机の上がキレイに保てる、というわけです。

そして、毎日、毎週、毎月という3種類の頻度で整理することをすすめています。

　▼毎日
　・【A.受信トレイ】は1日に2度はチェックして（昼と退社前）、退社前にはカラにすること

　▼毎週（金曜日）
　・完了案件資料を【E.ファイルキャビネット】に移す
　・【B.保留トレイ】の中身のうち【C.アクションファイル】に移せそうなものを移す
　・【F.アーカイブ】の中身をオフィスのごみ箱に捨てる

　▼毎月（月末）
　・【E.ファイルキャビネット】の中身をひっくり返して、2度と参照しないと思われる資料を捨てる


システマティックですが、このルールを守ることができれば、紙の資料をうまく処理できそうです。

10あるうち1つめの内容は紙資料の整理フローについての具体的な方法論の紹介でしたが、2つめ以降はシンプルなものばかりなので一気に行きます。


2．安易に付箋使わない
→ モニタにぺたぺた貼っておくと見苦しいので、代わりにノートに書く方がいい。

3．用の済んだ印刷物は捨てる
→ PCの中に電子ファイルとしてコピーがあるので、紙として取っておく必要はない。

4．カラのフォルダを用意しておく
→ 資料をファイリングせずに放置しておくのは、それをするのが面倒だから。すぐにファイリングできるように必要な道具を揃えておく。

5. 机の上をきれいにすることを習慣化する
→ リマインダーツールを使って、毎日その日の終わりに机の上をきれいにすることを通知させる。2，3週間続ければ習慣として定着する。

6．使わないペンは机の上から追放する
→ 2，3本あれば十分。

7. ノベルティグッズ（schwag）は要らない
→ 机の上の肥やしにしかならない。

8. 業務に関係のない本は家に持ち帰る
→ 机が広くなるし、引っ越しも楽になる（もちろん、退職して引き払うときも）。

9. デスクで物を食べない
→ 包装紙や食べかすで机が汚れるので避ける。食べるときはオフィスを離れる。そうすることで気分転換にもなる。デスクで食べていると仕事モードから抜けられない（例えば、電話に応答せざるを得ない）。

10. やたらと写真を飾らない
→ 3つくらいに留める。あとはflickrのスライドショーを使って、休憩の時に見るようにする


どれもさほど真新しいものは無いのですが（日本人はあまり写真を飾らないですよね）、自分のデスクに目を向けるとなかなか実行できていないものが多いです。特に、ペン立てにあるのはめったに使わないペンばかりで、振り返ってみると、毎回その中からよく使うペンを探し出すのにちょっとした手間をかけているように思います。よく使うペンだけしかないと寂しいから、という理由でペン立てを賑わしているのかも知れません。

大橋 悦夫 / シゴタノ！仕事を楽しくする研究日誌 http://cyblog.jp/